Può una stampante laser risolvere le perdite di tempo in azienda?

18 Dicembre 2021

Sì, ma ad alcune condizioni!

Non c’è nulla da fare: nonostante la pandemia e la conseguente “esplosione” del digitale e della condivisione online… la stampa resta regina delle attività aziendali.

Documenti, post-it, e-mail stampate e fotocopiate per tutto l’ufficio, manuali, contratti, scansioni da conservare online e negli archivi… gran parte della burocrazia aziendale passa ancora dalla stampante aziendale.

E, proprio per questo motivo, è spesso causa di problemi. Malfunzionamenti e guasti sono all’ordine del giorno – per non parlare del fastidioso problema dell’inceppamento della carta, che ti obbliga ad aprire la stampante e a strappare i fogli bloccati.

 

Nelle giornate “di stampa intensa” sembra quasi che non ci sia via di scampo: tutto l’ufficio si mette in coda e la stampante… non regge.

 

Se anche tu ti riconosci in questo scenario, allora continua a leggere perché è vero che la stampante è spesso causa di rallentamenti  – e quindi di inefficienze – ma non ti preoccupare perché… in quasi tutti i casi questi problemi possono essere risolti a monte.

 

Come?

Scegliendo la stampante (o le stampanti) che realmente ti servono.

Normalmente le aziende si ritrovano ad essere:

  1. sottodimensionate o
  2. sovradimensionate

senza nemmeno rendersene conto.

 

Vediamo i due scenari, così potrai capire se anche tu ti trovi in una delle due situazione e come porre subito rimedio, cominciando a risparmiare!

Partiamo dal sottodimensionamento.

Sottodimensionamento = Rallentamenti continui

Immagina: sei in macchina nella via principale della tua città (o del tuo paese) e, improvvisamente, ti ritrovi ad essere fermo. Che succede?

Incidente? Lavori? Manovre di parcheggio? Non lo puoi sapere – e la fila dietro di te continua ad allungarsi.

Finché, improvvisamente, si riparte. Era solo un automobilista che stava aspettando di prendere il posto ad un’altra macchina uscente. E così ha creato il “blocco” del traffico.

 

Una semplice macchina ferma. Il problema è che, essendo la strada stretta, tutte le auto dietro sono state costrette ad aspettare – non potendosi spostare di corsia.

 

Ecco, per le stampanti in azienda funziona allo stesso modo: se devi stampare migliaia di copie ogni giorno e hai solo un macchinario… è una coda continua tra colleghi, causando nervosismo in tutto l’ufficio.

Chiaro no? Bene! Ora passiamo al caso opposto…

Sovradimensionamento = Soldi buttati

Riprendiamo il nostro traffico cittadino. Stessa situazione ma, anziché avere una strada ad una corsia… hai un’autostrada in centro città (sì, è esagerato – me ne rendo conto – ma ci serve per rendere evidente l’esempio).

Nessun problema per gli altri automobilisti: ci sono altre due corsie in cui passare.

 

Comodo vero? Per te magari sì, ma per le tasche del Comune… no. A meno che non ti chiedano il pedaggio, ovviamente.

 

Insomma, un’autostrada in centro città è esagerata… d’altronde è vero che ogni tanto potrebbero esserci dei rallentamenti del traffico, ma questi non giustificano una strada a 6 corsie in città.

Torniamo alle nostre stampanti: se hai 5 dipendenti non ti servono 5 macchinari, soprattutto se stampano 20/30 fogli al giorno.

Stai spendendo più del necessario. Bruciando dei soldi che potresti investire altrove o, semplicemente, mettere da parte.

 

E poi c’è un terzo caso, più raro ma altrettanto interessante.

Riguarda gli imprenditori che, per colpa di un malfunzionamento o di un blocco della stampante (fusa o rotta a causa del sovrautilizzo) hanno perso un contratto importante o bucato qualche scadenza.

Essendosi “scottati”, decidono di non voler più correre il rischio e… arrivano a spendere troppo per le loro esigenze.

Passano così da una sola stampante dei primi anni 2000 a cinque macchinari nuovi di zecca e che, se va bene, ne utilizzeranno due per volta e solo nel mese più intenso.

 

Come uscire da questa situazione? Facendosi le domande giuste – le stesse che faccio ai miei clienti.

Infatti la mia azienda, la Manlio De Giorgi, è specializzata nell’efficienza aziendale da oltre 30 anni e – nel corso degli interventi – ha creato una breve ma completa check list di domande a cui rispondere – per capire se hai una struttura sovradimensionata o sottodimensionata.

Eccole:

    • Le cartucce di toner si prosciugano velocemente?
    • Le cassette di carta sono sempre da riempire?
    • Dopo 3/4 toner c’è da sostituire il tamburo?

 

Se hai risposto ad almeno 2 domande su 3… è bene che cominci a valutare di acquistare un macchinario aggiuntivo o di fare un upgrade di quello che già possiedi.

 

Se, invece, hai risposto No ad almeno 2 domande su 3… passa alle prossime:

  • Per i tuoi documenti la stampa a colori è un requisito indispensabile?
  • Le tue stampe sono soprattutto in formato A4 oppure anche in A3?
  • Hai fretta di stampare? Mi spiego: quanto è importante che la stampante sia veloce?

Se hai risposto No ad almeno 2 domande su 3… stai spendendo troppo perché hai più (o sono più potenti) macchinari di quanto ti serva.

Se hai risposto ad almeno 2 domande su 3… allora sei tranquillo! Il tuo sistema di stampa in azienda è efficiente e non va cambiato.

 

Al più, bisognerebbe ragionare sulla manutenzione, ma ne parliamo in un prossimo articolo, perché il discorso della riparazione e dell’assistenza su queste macchine aziendali è estremamente importante.

Bene, arrivato a questo punto, hai capito se devi acquistare/dismettere/sostituire qualche macchinario… e ora?

 

Ora è il momento di scegliere quali funzionalità e caratteristiche devono avere le stampanti ideali. In questo modo potrai capire se devi adeguare i tuoi macchinari oppure no.

Ma siccome ogni azienda è diversa, mi concentrerò sulle due caratteristiche imprescindibili che le tue stampanti dovrebbero avere.

Le due caratteristiche fondamentali di una stampante aziendale

Eccole!

Multifunzionalità

Una stampante multifunzione è l’ideale per l’efficienza in ufficio. Sono progettate per fare “tutto” e quindi è sufficiente un dispositivo per ogni necessità. 

Non si tratta solo della qualità di stampa ma di ottimizzare l’investimento. Con il limite che ci siamo detti all’inizio: non devi trovarti in una situazione di sottodimensionamento o sovradimensionamento, altrimenti devi correre ai ripari.

 

In linea generale, però, dovresti preoccuparti di avere solo stampanti multifunzione nel tuo ufficio, per un semplice motivo di opportunità:

Visto che stai valutando una stampante nuova… tanto vale prenderla con tutte le funzioni utili e necessarie per l’azienda. 

Così – anche se una dovesse rompersi – ne avrai sempre un’altra a disposizione per ogni emergenza.

 

Bene, ora non ci resta che parlare della seconda caratteristica:

Stampa a Laser

Sarò molto diretto: alle aziende serve la stampante a lasersenza se e senza ma. Ecco perché:

  • Costo di stampa più basso;
  • Sono le migliori per la stampa dei documenti di testo
  • Possono stampare molto di più;
  • Sono più veloci.

 

Insomma, lato aziende, non c’è storia… te lo dico per esperienza diretta!

Esperienza che ho messo in gioco scrivendo questo articolo e raccontandoti come rendere efficiente il tuo sistema di stampa in ufficio, aiutando centinaia di aziende a smettere di sprecare soldi e di perdere tempo con le loro stampanti.

Ma si tratta solo di un primo passo verso l’efficienza completa, perché ci sono tanti elementi da valutare, quali:

    • Computer;
    • Rete aziendale;
    • Arredamento d’ufficio;
    • e molto altro…

Come fare per analizzarle tutte? Semplice! Puoi contattarci al: 0836 427976 e fisseremo un’analisi gratuita nella tua azienda, così da capire quali elementi sono efficienti e quali no. Sarò felice di aiutarti!

 

Alla prossima,

Riccardo De giorgi

Responsabile tecnico Manlio De Giorgi – gli specialisti dell’efficienza

Manlio De Giorgi

Aiutiamo gli imprenditori a rendere più efficienti le loro attività. Grazie al nostro protocollo “B.A.S.T.A.” sprechi siamo in grado di ridurre i costi di gestione e far risparmiare budget prezioso ai nostri clienti. Crediamo nella specializzazione e nel lavoro strutturato: da noi ogni tecnico si occupa di poche mansioni specifiche.

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